怎样去执行会议任务 有效会议的基本原则是什么?

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怎样去执行会议任务

有效会议的基本原则是什么?

有效会议的基本原则是什么?

1、主题要唯一
一般会议,最好只有一个主题。可以集中时间和精力,集中有关人员,高效解决问题。综合性会议,最多也不要超过三个议题。议题越多,参加人员越多,陪绑的也越多,效率也就越低下,成本也就越高。
2、会前要告知
要想会议高效,事先告知很重要。不要到会场才知什么议题,没经深思熟虑作出决策,导致决策有误。重大议题应提前一天告知,让大家各广泛征求意见,充分作好准备,开会各抒己见,迅速作出决策,提高会议效率。会议议题、提供有关资料、发言次序都在会议通知中告知为好。
3、时间要紧凑:
要事先规定会议时间,一个议题的会议一般会议时间不应超过一个小时。超过一个小时还形成不了决议,说明分歧较大,可以回去准备,二次再议,做出准确决策。人是有生物钟的,开会时间长了,大脑反映迟钝了,决策慢了且容易出错。当然,11点会议,容易提高会议效率,但也应避免仓促决策。
4、记录要完整:
会议记录一定要完整、规范。 从签到、讨论记录,到会议决议、表决情况,都要进行详细记录,以观备查。可采用专用记录格式、卡片,做到规范、准确、可查,避免事后不认账。
5、纪要要及时:
会议召开后,应在两日内,下发会议纪要。会议纪要要做到完成目标的时间、要求、方法、执行部门四落实。拖泥带水是企业执行力的大忌。所以,要及时贯彻会议精神,一是增强会议时效性,发挥会议的作用;二是可以乘热打铁,取得事半功倍的效果;三是避免节外生枝,导致不必要的麻烦。四是提高会议的效益,增强执行力

高效会议七步法?

一、明确角色
明确与会人员、召集人,主持人,记录员等。
召集人在会议前需要将会议材料提交给与会人员;主持人在会议需要设置时间提醒,引导话题讨论;记录员需要记录会议的决议,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。
二、提前准备会议,并分发材料
没有准备好的会议必须取消。会议前,会议召集人必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。
三、在会议开始时明确纪律
设定时间,准时开始、准时结束。准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,对迟到人员进行处罚。
要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。
四、会议有明确的目标、议程
除了头脑风暴,任何会议一定要有明确的目标和议程,这样才能有的放矢、提高效率。可以考虑在白板上写出议程的内容,同时加粗相应的关键点,讨论的过程中,不断提醒大家这个会议的目标是什么,不要偏离主题。
五、会议一定要有结果
一个没有达成目的的会议,即使时间再短,也是失败的。别说站着开,单脚站都是失败。如果一件事我觉得还没有说清,即使大家已经很疲倦了,也要坚持说清,哪怕很啰嗦,哪怕要说很长时间。把大家聚在一起本身成本就很大,如果没有达到目的,这些成本就完全浪费了。
六、会议一定要有记录
一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成。
记录会议的决议当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序
七、会议一定要有事后追踪
凡是散会,必有事后追踪。加强稽核检查,要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯,企业的高层也缺乏这样的要求。